Một nhân viên có thể dùng AI để soạn báo giá trong vài phút. Nhưng khách hàng chỉ nhận được báo giá sau khi giá, tồn kho và điều kiện giao hàng đã được kiểm tra. Nếu bản nháp đến nhanh hơn mà thời gian chờ duyệt vẫn như cũ, khách hàng có thể vẫn phải đợi lâu như trước. Đó là khác biệt giữa làm nhanh một bước và rút ngắn cả quy trình.
Nghiên cứu ghi nhận điều gì?
ActivTrak phân tích dữ liệu hoạt động số của 9.140 người làm công việc tri thức tại 467 doanh nghiệp, từ tháng 4 đến tháng 9/2026. Nhóm sử dụng AI có khoảng thời gian làm việc trong ngày trung bình 8,42–9,08 giờ, so với 7,58 giờ ở nhóm không sử dụng. Chênh lệch tương đương khoảng 50–90 phút, tùy nhóm. Các phiên tập trung liền mạch của nhóm dùng AI nhiều cũng ngắn hơn khoảng 22% so với nhóm dùng ít.
Đây là dữ liệu quan sát. Nghiên cứu cho thấy hai hiện tượng đi cùng nhau, nhưng chưa xác định được AI có làm ngày làm việc dài ra hay không. Có thể người dùng AI nhiều vốn đã phụ trách nhiều đầu việc hơn. Cũng có thể phần thời gian họ tiết kiệm được ở một khâu đã được dùng để nhận thêm việc hoặc để kiểm tra, chỉnh sửa kết quả.
Doanh nghiệp nên đo gì khi đưa AI vào công việc?
Lấy quy trình báo giá làm ví dụ. Có thể đo ba thứ trước và sau khi áp dụng AI cho những yêu cầu tương đương:
- Khách chờ bao lâu? Tính từ khi nhận yêu cầu đến khi gửi báo giá đã duyệt.
- Báo giá phải sửa bao nhiêu lần? Tách lỗi về giá, mã hàng, tồn kho hoặc điều khoản để biết AI đang giúp ở đâu và tạo thêm việc ở đâu.
- Thời gian tiết kiệm được dùng vào việc gì? Chẳng hạn, nhân viên có thêm thời gian tư vấn cấu hình cho khách, hay bộ phận duyệt phải xử lý nhiều bản nháp hơn vào cuối ngày?
Nếu AI rút ngắn khâu soạn nhưng khách vẫn đợi như cũ, hãy xem bước nào đang giữ cả quy trình lại. Có thể bảng giá và tồn kho nằm ở hai nơi, hoặc mọi báo giá đều phải chờ một người duyệt. Xử lý đúng điểm nghẽn đó mới giúp biến vài phút tiết kiệm khi soạn thành thời gian khách thực sự nhận lại.
Nguồn tham khảo
